PMO / Projektkoordination für IT- und KI-Initiativen

16.11.2026, 13 Months

Tätigkeiten:

• Pflege von Projektstrukturen, Aufgaben, Dokumentationen und Statusberichten in ServiceNow, Jira und Confluence
• Nachverfolgung offener Aufgaben, Maßnahmen, Fristen und Abhängigkeiten innerhalb der IT-Teams
• Überwachung des Projektaufwands sowie Sicherstellung korrekter Zeiterfassung
• Koordination von Compliance-, Datenschutz-, Security- und KI-Governance-Prüfungen
• Abstimmung mit Stakeholdern aus KI, Data, Architektur, Security, Compliance, Legal und Einkauf
• Vorbereitung von Meetings inklusive Agenden sowie Pflege von Protokollen und Maßnahmenlisten
• Anwendung agiler Methoden wie Scrum/Agile im Projektumfeld

English:

• Maintain project setup, tasks, documentation and status in Service Now, Jira and Confluence
• Proactively follow up on open tasks, actions, deadlines and dependencies across internal IT teams
• Track project effort and proper time bookings
• Coordinate and follow up on required Compliance, GDPR, Security and AI governance checks
• Coordinate stakeholders from AI, Data, Architecture, Security, Compliance, Legal, Procurement and business teams
• Prepare meetings, agendas and supporting material and maintain minutes, decisions and action lists
• Support Scrum / Agile delivery routines
• Support administrative activities and project governance, where required

Rahmenbedingungen:

• Start: asap
• Duration: 12 Month+
• Workload: Fulltime
• Location: 95% remote / occasional on-site work in the greater Würzburg area

Anforderungen:

• Erfahrung in der Projektkoordination bzw. im PMO-Umfeld innerhalb der IT
• Praktische Erfahrung mit Jira und Confluence sowie agilen Methoden (Scrum/Agile)
• Kenntnisse zu DSGVO-Anforderungen sowie Compliance- und IT-Security-Governance-Prozessen
• Verständnis für technische Aspekte im Bereich Künstliche Intelligenz wünschenswert
• Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen nach Kitzingen

Muss-Kriterien:

• PMO
• EU AI Act / AI governance experience
• English

English:

• Strong project coordination / PMO background in an IT environment
• Very structured, reliable and proactive in following up and closing open topics
• Hands-on experience with Jira, Confluence and Agile / Scrum
• Experience working with distributed and international teams
• Good understanding of GDPR, Compliance and IT/Security governance processes
• EU AI Act / AI governance experience is a plus, but not mandatory
• AI technical expertise is beneficial but not required